Cara Menggunakan Rumus (sum, average, max, min dan counta)

Untuk penggunaan rumus excel pastinya kita harus mempunyai contoh soal ms excel atau data yang ingin kita kerjakan. Sebagai contoh saya mempunyai tampilan soal/data seperti berikut :

Cara Menggunakan Rumus Microsoft Excel 2007

Dari gambar soal di atas, yang perlu diisi datanya adalah total, total gaji, gaji rata-rata, gaji terbesar, gaji terkecil dan jumlah karyawan. Langakah-langkah untuk mengerjakan soal di atas adalah :

1. Gunakan fungsi SUM untuk menghitung total. Setelah mengisi formula di sel F7, copy  formula atau drag hingga f13. Bentuk penulisannya =sum(number1,number2,…). Number berisi sel/range , berisi angka atau bilangan, nilai  logika atau teks yang mewakili bilangan. lihat gambar microsoft excel di bawah ini :

rumus microsoft excel fungsi sum

2. Gunakan fungsi SUM juga untuk total gaji di sel C15

3. Gunakan fungsi Average pada sel C16 untuk menghitung gaji rata-rata

Bentuk Penulisannya =Average (number1, number2,..). Number dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka atau nilai logika.

4. Gunakan fungsi MAX pada sel C17 untuk menghitung gaji terbesar

Bentuk penulisannya =MAX(number1, number2,..). Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini berlaku untuk fungsi MIN.

5. Gunakan fungsi MIN untuk menghitung gaji terkecil di sel F15

Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau angka minimum (terkecil) yang terdapat dalam suatu sel/range data. Bentuk penulisannya =MIN(number1, number2,…).

6. Gunakan fungsi COUNT/COUNTA di F16 untuk menghitung jumlah karyawan

Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah data tipe numerik yang terdapat dalam  suatu range data.  Bentuk penulisannya =COUNT(value1, value2,..). Value dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi  angka/bilangan atau nilai logika. Keterangan ini berlaku untuk fungsi COUNTA

Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung jumlah data (semua tipe) yang terdapat dalam suatu range data kecuali sel kosong. Bentuk penulisannya =COUNTA(value1, value2,…)

Setelah menyelesaikan point 6 di atas, selesai sudah untuk pengerjaan soalnya.

Read More

Cara Menggunakan Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP

Cara menggunakan rumus vlookup dan hlookup - Fungsi VLOOKUP digunakan untuk menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format vertikal. Bentuk penulisan fungsinya =VLOOKUP(lookup_value,tabel_array,col_index_num) atau bisa juga dibaca =VLOOKUP(Nilai Kunci, letak table, nomor kolom). Sedangkan fungsi HLOOKUP digunakan untuk menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format horizontal. Bentuk penulisan fungsinya=HLOOKUP(lookup_value,tabel_array,row_index_num) atau bisa juga dibaca =HLOOKUP(nilai kunci, letak table, nomor baris).

Contoh Soal VLOOKUP dan HLOOKUP
Bukalah ms.word excel anda lalu ketikkan soal di bawah ini :

Melihat contoh soal di atas, yang harus anda isikan adalah menghitung gaji pokok, tunjangan, transportasi, total gaji, pajak, gaji bersih dan total.

1. Menghitung Gaji pokok
Untuk menghitung gaji pokok gunakan fungsi vlookup di sel D5. Setelah mengisi formula disel D5, copy formula atau drag hingga sel D9. Bentuk penulisan fungsinya sama dengan yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu, =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num).

Yang perlu anda ketahui lookup_value, diisi dengan nilai sebagai dasar (nilai kunci) pembacaan tabel data. Table_array merupakan range data yang disusun tegak atau vertikal yang berfungsi sebagai tabel yang pembantu yang akan dibaca. Col_index_num, nomor urut kolom untuk pembacaan tabel yang dimulai dari kolom paling kiri.

Catatan: karena posisi “tabel gaji” yang akan dibaca diposisinya tetap, untuk menghindari kesalahan pada saat copy formula atau drag tambahkan $, untuk mengabsolutkan sel/range. Proses pengerjaannya bisa anda lihat seperti gambar di bawah ini :

2. Menghitung Tunjangan
Untuk menghitung tunjangan gunakan fungsi VLOOKUP di sel E5. Setelah mengisi formula di sel E5, copy formula atau drag hingga sel E9. Seperti gambar di bawah ini:

3. Menghitung transportasi
Gunakan fungsi VLOOKUP di sel F5. Setelah mengisi formula di sel F5, copy formula atau drag hingga sel F9. Lihat gambar di bawah ini, untuk hasilnya:

4. Menghitung total gaji
Untuk menghitung total gaji gunakan fungsi SUM. Setelah mengisi formula di sel G5, copy formula atau drag hingga sel F9. Atau bisa juga dengan langsung menjumlahkannya di sel G5 menjadi seperti ini:=D5+E5+F5, kemudian copy ke bawah.

5. Menghitung Pajak
Untuk menghitung pajak gunakan fungsi HLOOKUP di sel H5, copy formula atau drag hingga sel H9. Seperti gambar di bawah ini.

6. Menghitung Gaji Bersih
Gunakan fungi SUM di sel i5 seperti ini =sum(G5-H5), copy formula atau drag hingga sel I9. Atau anda juga bisa gunakan perintah =G5-H5, kemudian copy atau drag ke bawah sampai sel I9.

Perintah terakhir adalah menghitung “total” masing-masing bagian yang telah Anda kerjakan sebelumnya, dengan menggunakan fungsi SUM di sel D10, copy formula atau drag ke samping kanan sampai ke I10. Hasil akhir semua pengerjaan di atas, bisa di lihat seperti gambar di bawah ini:

Setelah proses langkah yang ke 6, selesai sudah pengerjaan anda menggunakan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP.

Read More

Dasar-Dasar Microsoft Excel 2007

1.1.   Mengenali Layar Kerja Microsoft Excel 2007

Ø  Office Button

Button ini menggantikan fungsi menu File pada versi sebelumnya. Klik button ini untuk menampilkan perintah-perintah dasar, seperti open, save, print dan juga Excel Options. Pada menu  Excel Options, Anda dapat melakukan pengaturan seperti jumlah lembar kerja kosong yang ingin ditampilkan setiap kali membuka Excel yang biasanya terdapat di Options pada menu Tools.

Ø  Quick Access Toolbar

Berisi perintah-perintah yang sering digunakan, seperti Save, Undo, Redo, Open, dan sebagainya. Anda dapat menambah perintah dengan mengklik tanda panah di sampingnya atau klik kanan perintah yang ingin Anda taruh dan pilih  Add to Quick Access Toolbar.

Ø  Ribbon

Terdiri dari tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View yang memiliki  Groups  masing-masing, seperti pada tab Home berupa Font, Alignment, Number dan sebagainya.

Ø  Dialog Box Launcher

Tanda panah kecil pada sudut kanan bawah setiap  Group  ini menunjukkan pilihan-pilihan lain yang tersedia pada group tersebut. Klik tanda panah ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task panel.

Ø  Klik tombol  Zoom Out  untuk memperkecil tampilan atau  Zoom In  untuk memperbesar tampilan. Anda juga dapat menarik  Zoom Slider  untuk memperbesar atau memperkecil tampilan.

Ø  View Buttons  terdiri dari tombol Normal, Page Layout dan Page Break Preview.

Page Layout view  (lihat gambar di bawah) merupakan fitur baru pada Excel 2007.Pada view ini terdapat margins dan rulers yang dapat Anda atur posisi marginnya. Anda juga dapat dengan mudah membuat header dan footer pada view ini. Saat Anda mengetik di bagian ini, tab  Design Header & Footer Tools  akan ditampilkan pada Ribbon.

Tip: Anda juga dapat membuat header dan footer dengan mengklik tab  Insert  dan pada grup Text klik Header & Footer.

1.2.  Menggunakan Keyboard

Ø  Shortcuts yang dimulai dengan CTRL (seperti CTRL+C untuk menyalin) masih sama dengan versi Excel sebelumnya. Kecuali untuk shortcuts yang dimulai dengan  ALT terdapat perubahan.

Ø  Pada Office 2007,  pengguna  diberi kemudahan dengan adanya petunjuk (Key Tips) yang ditampilkan di layar saat Anda  menekan tombol  ALT, sehingga Anda tidak perlu menghapal shortcuts. Tekan tombol  ALT  untuk memunculkan  Key Tip  dan untuk menghilangkannya, tekan tombol ALT sekali lagi.

1.3.  Menyimpan Dokumen

Ø  Pada Excel 2007, Anda dapat membuka dokumen yang dibuat pada  versi sebelumnya (Excel 95 - Excel 2003).

Ø  Saat Anda membuat dokumen pada Excel 2007 dan menyimpannya dengan format versi sebelumnya, maka Compatibility Mode akan aktif dimana fitur-fitur pada Excel 2007 yang tidak sesuai dengan versi sebelumnya tidak dapat  digunakan.

Contoh: jika lembar kerja pada Excel 2007 memiliki lebih dari 100.000 baris data maka akan diberitahukan bahwa baris di luar jumlah 65.636 akan dikeluarkan.Dengan begitu Anda  bisa  memindahkan baris-baris tersebut ke lembar kerja yang baru.

Ø  Anda juga dapat melakukan  Compatibility Checker  secara manual dengan cara berikut: klik Office Button , pilih Prepare dan klik Run Compatibility Checker.

Ø  Dokumen yang disimpan dengan format Excel 2007, tidak dapat dibuka pada Excel versi sebelumnya. Sebaiknya Anda menyimpan dokumen pada format Excel 97-2003 Workbook juga, sebagai cadangan jika komputer lain yang akan membuka dokumen ini belum memiliki Office 2007.

Read More

DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007

1.1.  Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007

Ø  Office Button:  Tombol  ini menggantikan fungsi menu File pada versi sebelumnya. Klik  tombol  ini untuk menampilkan perintah-perintah dasar, seperti open (membuka dokumen), save (menyimpan), print (mencetak) dan juga Word Options. Pada menu  Word Options,  kita  dapat menggunakan Auto Correct atau pengaturan lainnya seperti spelling yang biasanya terdapat di Options pada menu Tools.

Ø  Quick Access Toolbar: Berisi perintah-perintah yang sering digunakan, seperti Save, Undo, Redo, Open, dan sebagainya.  Kita  dapat menambah perintah dengan mengklik tanda panah di sampingnya atau klik kanan perintah yang ingin  kita  taruh dan pilih Add to Quick Access Toolbar.

Ø  Ribbon: Terdiri dari  6  Tabs (Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review dan View) yang memiliki  Groups  masing-masing, seperti pada tab Home berupa Font, Paragraph,Styles dan sebagainya.

Ø  Dialog Box Launcher: Tanda panah kecil pada sudut kanan bawah setiap Group ini menunjukkan pilihan-pilihan lain yang tersedia pada group tersebut. Klik tanda panah ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task pane.

Ø  Status Bar: Berisi keterangan status dokumen yang sedang kita lihat, seperti:

o   Page, menunjukkan nomor halaman dari total halaman. Klik tombol ini untuk  memunculkan kotak dialog Find and Replace.

o   Words, menunjukkan jumlah kata pada dokumen. Klik tombol ini untuk memunculkan kotak dialog Words Count.

o   Tombol Spelling & Grammar, memeriksa ejaan dan tata bahasa.

Ø  View Buttons: berisi tombol-tombol untuk melihat berbagai tampilan dokumen pada Word 2007.

Ø  Klik tombol  Zoom Out  untuk memperkecil tampilan atau  Zoom In  untuk memperbesar tampilan.  Kita  juga dapat menarik  Zoom Slider  untuk memperbesar atau memperkecil tampilan.

1.2.  Menggunakan Keyboard

Ø  Shortcuts  yang dimulai dengan CTRL (seperti CTRL+C untuk menyalin) masih sama dengan versi Word sebelumnya.Namun untuk shortcuts yang dimulai dengan ALT ada perubahan (sebagian besar shortcut pada Office 2003 yang dimulai dengan ALT masih bisa digunakan). Akan tetapi pada Office 2007,  kita  diberi kemudahan dengan adanya petunjuk (Key Tips) yang ditampilkan di layar saat  kita  menekan tombol ALT (lihat gambar di bawah),

sehingga tidak perlu menghapal shortcuts.

Ø  Misalnya,  kita  ingin menampilkan group Page Layout. Tekan tombol  ALT  untuk memunculkan Key Tip, kemudian tekan huruf P.

Ø  Untuk menghilangkan key tips, tekan tombol ALT.

Perlu diingat:

Ø  Pada Word 2007, kita dapat membuka dokumen yang dibuat pada versi sebelumnya (Word 95 - Word 2003).

Ø  Saat  kita  menyimpan dokumen dengan format versi sebelumnya, maka fitur-fitur pada Word 2007 yang tidak sesuai dengan versi sebelumnya tidak dapat digunakan.

Ø  Dokumen yang disimpan dengan format Word 2007, tidak dapat dibuka pada Word versi sebelumnya. Sebaiknya  kita  menyimpan dokumen pada format Word 97-2003 Document juga, sebagai cadangan jika komputer lain yang akan membuka dokumen ini belum memiliki Office 2007.

Read More

CARA MENGGUNAKAN AUTOSHAPES

a. Membuat AutoShapes

·         Klik tab Insert Klik icon Shapes.

·         Klik tanda panah kebawah.

·         Pilih bentuk yang diinginkan.

·         Letakkan penunjuk mouse diawal gambar.

·         lalu drag (seret) sesuai dengan keinginan, lalu lepas drag-nya.

b. Memasukkan Teks pada AutoShapes

• Klik gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya
• Klik icon Text Box
• Klik pointer pada gambar AutoShape yang ingin diisi tulisan di dalamnya
• Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut

·         Atau

• Klik kanan gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya
• Klik Add Text
• Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut

Read More